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2018-08-01

ファイリング講座・上級編5

前の記事から随分と間が空きましたが、この度無事にファイリング講座・上級を卒業することができました。
講師の先生は先輩アドバイザーでもある、長野ゆかさん。

以前の記事はこちらです。

ファイリング講座・上級編4

おさらい

前回の記事までの間に、紆余曲折はありましたが「自分に本当に必要な書類はなにか」を考え、見つけ出してファイルボックス5個分の書類が無くなり、仮ラベルを付ける段階まで行きました。

 

また、説明が不足していましたが⑦の部分にはDVD-R、プリンターのインク、写真の印刷用紙、ラッピング用品などを引き出し式で収めでいましたが、頭の位置に引き出しがくるので出し入れする際に危険、と判断してファイルボックスの中に書類などと同じく立てて収納しています。

 

【地図】を作る

「次は “ファイル管理表” を作りましょう」

というのが、次に出された宿題。

【ファイル管理表】とは耳慣れない言葉かも知れませんが、多数の方が書類を扱う場所、特にオフィスなどでは【ファイル管理表】が無いと書類をすぐに探し出せません。
本来、自宅で行うホームファイリングは扱う書類の数がそこまで多くないため【ファイル管理表】不必要なこともありますが、今回は上級編というアドバイザー向けのプロ講座なので作成することが課題となります。

分かりやすく例えるなら書類という一目見ただけでは分かりづらい『書類の山』を歩いていくための地図、それが【ファイル管理表】なのだと思います。

 

ヒントの無い【地図】作り

この「ファイル管理表」がかなりクセモノで、私は4回再提出しました。
書き方の決まりを勘違いをしていたため、ということもありますが、簡単そうに思えて難しい。

自分が決めた【書類のジャンル】のどの書類をまとめて1つのグループとするのか。

まとめた後に、誰が見ても分かりやすいような適切なグループ名を作ってあげなくてはいけない。
ちなみにグループ名に使える文字数の上限も決まっています。
今回意識したのは以下の3点

  • 書類を検索しやすく
  • 誰もが分かりやすいタイトル名であるように
  • 取り出した書類を戻しやすいタイトル

そんな管理表作りが必要になりました。
多分、普通のホームファイリングだと私が管理して家族から「あの書類どこ?」と聞かれた時に、取り出せば良いだけ。

でも、もしも私が急に入院したら。万が一のことがあったら。
だれがその書類を探し出すのでしょうか。

預金関係、保険関係、税務関係、その他の重要書類。
ぱっと見て、すぐに分かりやすいしてあげたい。そこに例え私が居なくても。

家族と「書類の置いてある場所」を共有したい。
そのために【ファイル管理表】を作る事は必要だと感じました。

 

原案はふせんを使う

ファイル管理表に最初から書き込むと、その後の移動が割と面倒…と感じたので、ファイル名を手書きしたふせんを貼って「あーでもない、こーでもない」と移動させてファイル管理表の原案を作りました。
この辺は、アナログ方式がやっぱり強いです。

そこから、エクセルでの管理表作り。原案がきちんとしてあれば、あとは入れ替えればよいだけなので便利でした。

4回目の提出が終了したあと、「誰が見ても分かりやすい管理表になりましたね!」とゆかさんが喜んでくださったのが、とても嬉しかったです。

 

次回最終回

いよいよ、次回が最後になります。
「誰が見ても分かりやすいファイリング」にするための最後の仕上げです。

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