toggle
2018-08-01

<書類整理>ファイリング講座・上級編7(ファイル管理表を作る)

はじめに

先輩の整理収納アドバイザーであり、
書類整理のプロでもある
長野ゆかさんのファイリング講座を受講し、
更にファイリング講座上級編を受講中です。

これは自己流で整理していた書類を、
指導をいただきながら
改善していくシリーズです。

おさらい

前回の記事までの間に、
自分に必要な書類はなにか、を考えて
ボックス5個分の書類が無くなり、
仮ラベルを付けるところまでいきました。

 

高い位置の引き出しは危険

⑦の引き出しにはDVD-R、
プリンターのインク、
写真の印刷用紙、
ラッピング用品などを
収めいてましたが、

ひとの頭の位置に引き出しがあると
出し入れする際に危険なので
ファイルボックスの中に
書類などと同じく
立てて収納することにしました。

 

地図を作る

「次は ファイル管理表 を作りましょう」

というのが、次に出された宿題。

ファイル管理表とは
耳慣れない言葉かも知れません。

大勢で書類を扱う場所、
特にオフィスなどでは
ファイル管理表が
書類の場所を表す地図となり、
これが無いと書類を探すのに
時間がかかります。

本来、自宅で行う
ホームファイリングは
書類の数がそこまで多くないため
ファイル管理表が不必要かも
知れませんが、今回は
上級編というアドバイザー向けの
プロ講座なので作成することが
課題となります。

 

ヒントの無い地図作り

このファイル管理表がは、
かなりクセモノ。
私は4回再提出しました。

書き方の決まりについて
勘違いをしてたので…。

自分が決めた
書類のジャンルの、
どの書類をまとめて
1つのグループと決めるのか。

誰が見ても分かりやすい
グループ名を作らないといけない。
ちなみにグループ名に使える
文字数も決まっています。
今回意識したのは以下の3点

  • 書類を検索しやすい
  • 誰もが分かりやすい名前
  • 書類を元に戻しやすいタイトル

そんな管理表作りでした。
普通の書類だと私が管理して、
家族から「あの書類どこ?」と
聞かれた時に、取り出せば良いだけ。

でも、もしも急に入院したら。
万が一のことがあったら。
だれが書類を探し出すのでしょうか。

 

預金関係、保険関係、税務関係、
その他の重要書類。
ぱっと見て、すぐに分かるように
してあげたい。

家族と書類の置いてある場所を
共有したい。

ファイル管理表を作ることは
必要だと感じました。

 

原案はふせんを使う

ファイル管理表に最初から書き込むと
その後の移動が割と面倒…と感じました。

そこで、ファイル名を手書きした
ふせんを使って
「あーでもない、こーでもない」と
移動させてファイル管理表の
原案を作りました。
この辺は、アナログ方式がやっぱり強い。

そこから、エクセルでの管理表作り。
原案がきちんとしてあれば、
あとは入れ替えればよいだけなので便利でした。

4回目の提出が終了したあと
「誰が見ても分かりやすい
管理表になりましたね!」と
ゆかさんが喜んでくださったのが、
とても嬉しかったです。

 

次回最終回

次回は、
「誰が見ても分かりやすい書棚」に
するための最後の仕上げです。

→コラム『書類整理』にもどる


For Houseworksでは皆様の暮らしの中の
お悩みを、お片付けを通じて解決します。
主なサービスは以下の通りです。

↓ご自宅でお片付けのお手伝いが必要な方

↓「使いやすい収納」を実際に見学したい方

↓お片付けの個別相談をご希望の方

サポート可能日や自宅セミナーの日程は
空き状況カレンダーをご覧ください。
お問い合わせはお問い合わせフォームもしくは
LINE公式アカウントからどうぞ!


●他のアドバイザーさんの記事もどうぞ!
にほんブログ村テーマ 整理収納アドバイザーへ整理収納アドバイザー
にほんブログ村テーマ 整理収納へ整理収納
にほんブログ村テーマ 掃除・片付けのコツへ掃除・片付けのコツ
にほんブログ村テーマ WEB内覧会*玄関へWEB内覧会*玄関
にほんブログ村テーマ 玄関 へ玄関 

●インスタグラムでは日常のことも書いてます
Instagram@for.houseworks


●LINE公式アカウントではお友達限定の情報も配信中です
友だち追加

●クリックお願いしますm(__)m
(このブログにINポイントが付くんです~)

にほんブログ村 その他生活ブログ 整理収納アドバイザー・コンサルタントへ

にほんブログ村 にほんブログ村へ
シェアする
タグ:
関連記事
Site Menu