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2018-08-08

ファイリング講座・上級編6(ラベルを付ける)

ラベルを付ける

前回までで、家の中の書類を集めて「要・不要」の判断をして、一つの場所に集めた書類を用途別に分けて、ファイリングしていきました。
そこへ、ファイルに入れている書類が何になるのか【ラベル】を付けていきます。ラベルを付けて【外から見て、なにが入っているか】が一目で分かるようにしておくと、探す手間も時間もゼロです。

まずは仮のラベル

まずは、書類を入れている個別フォルダに名前をラベルで貼っていきます。あとで本当のラベルを付けるので、まずはマスキングテープに油性ペンで書類の名前を書いた簡単なものを使います。この時点で再度、書類を入れている個別フォルダの厚みや個数をチェック。意外と細かくみていきます。

こういったファイリングは、オフィスでは引き出しに入れて管理する場合もあるんですが、我が家の場合はファイルボックスに入れて棚に入れて管理しています。そこで必要になるのが【ボックスラベル】という、ファイルボックスの横側に貼るラベル。

これがあるとボックスが並んでいるのを見た時も【どの書類がどの場所に入っているか】が一目で分かります。こちらも、まずは仮のラベルを貼っていきます。とりあえず、なのでマスキングテープで(笑)

 

正式ラベルを貼る

見てもらう方が早いと思うので、どうぞ。完成形はこんな感じになりました。色やサイズも揃った、綺麗なラベルです。

【ボックスラベル】も、最終的にはこんな感じに。

アップにしました。

【ボックスラベル】に書き込んでいる書類の名前は【ファイル管理表】とリンクしていて、左上の数字も【ファイル管理表】で掲載している個別フォルダーの番号とリンクしています。

 

まとめ

ファイル管理表もラベルも作っている間は間違いなく手間と時間がかかります。
ですが、【書類を探す時間がゼロ】になりそのストレスフリーな感覚は凄いんです!!
こうしたラベルと【ファイル管理表】の合わせ技で【どこになんの書類が入っているか】が一瞬で判別できますよー!

 

 

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